มหิดล วิเคราะห์กระบวนงานต้นแบบสู่การพัฒนากระบวนงานสำนักงานอธิการบดี (Value Stream Mapping)


     วันที่ 1 ตุลาคม 2553 ศาสตราจารย์นภาธร บานชื่น รองอธิการบดีมหาวิทยาลัยเป็นประธานเปิดการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อพัฒนากระบวนการทำงาน สำนักงานอธิการบดีมหาวิทยาลัยมหิดล (Value Stream Mapping) ที่จัดขึ้นระหว่างวันที่ 1 – 3 ตุลาคม 2553 ณ อาคารสิ่งแวดล้อมพัฒนาดล เพื่อพัฒนากระบวนการทำงานของหน่วยงานในสำนักงานอธิการบดีให้ได้มาตรฐานตามระบบคุณภาพและประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงาน ด้วยการนำเครื่องมือ/เทคนิคการบริหารจัดการองค์กรรูปแบบมาใหม่มาประยุกต์ใช้ ประกอบกับนำแนวคิด Lean มาใช้ในการดำเนินกิจกรรมซึ่งนอกจากจะเป็นการปรับปรุงกระบวนการทำงานแล้วยังลดความสูญเปล่าในกระบวนการทำงานเดิม โดยมีผู้บริหาร ผู้อำนวยการ และผู้แทนหน่วยงานภายในสำนักงานอธิการบดี ประมาณ 70 ท่านเข้าร่วมการประชุม

ในการประชุมปฏิบัติการครั้งนี้ ได้มีการกำหนดกระบวนงาน 6 กระบวนงาน ได้แก่ กระบวนงานการเบิกจ่ายพัสดุ กระบวนงานฐานข้อมูลบุคลากร กระบวนงานการลงทะเบียนเรียนนักศึกษาและการเก็บเงินค่าธรรมเนียม กระบวนงานการอนุมัติเบิก-จ่าย เงินในโครงการสัมมนา – ฝึกอบรม กระบวนงานการจัดพิธีพระราชทานปริญญาบัตร กระบวนงานการบำรุงรักษาและซ่อมแซมอาคารสำนักงานอธิการบดี โดย ผู้ช่วยศาสตราจารย์เชิดชัย นพมณีจำรัสเลิศ, อาจารย์นายแพทย์อัครินทร์ นิมมานนิตย์ พร้อมด้วยทีมงาน Utilization Management คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล มหาวิทยาลัยมหิดล บรรยายให้ความรู้ในการเขียนแผนที่สายธารแห่งคุณค่า Value Stream Mapping (VSM) และขั้นตอนกระบวนการการทำงานที่มีการกำหนด Suppliers&Providers, Inputs, Process, Outputs และ Costomers (SIPOC) ของกิจกรรม/ โครงการที่ดำเนินการในสถานการณ์ปัจจุบัน ซึ่งแต่ละกิจกรรมได้ดำเนินการวิเคราะห์ระยะเวลาในการดำเนินงาน (Procress Time) ระยะเวลาการรอคอยในแต่ละขั้นตอนที่เกิดขึ้นในกระบวนการงาน (Delay Time) เพื่อรวบรวมเป็นข้อมูลคุณค่าและความสูญเปล่าในมุมมองของผู้รับบริการ (Downtime) จากนั้น ผู้เข้าประชุมได้เข้าร่วมกิจกรรมในสถานการณ์จำลองในระบบการเงิน – การคลัง ทำให้เห็นถึงความเหมาะสมระหว่าง Cycle Time กับ Takt Time อย่างชัดเจน เพื่อนำสู่การปรับปรุงแผนภูมิสายธารแห่งคุณค่าหลังการปรับปรุงกระบวนงานใหม่ในแต่ละกิจกรรม พร้อมสรุปผลการดำเนินงานที่ปรับความสูญเปล่าเป็นการสร้างคุณค่าให้กับผู้รับบริการทั้งภายในและภายนอกอย่างแท้จริง ตามหัวใจหลักของแนวคิด Lean “ปัจจัยแห่งคุณภาพของกระบวนการ ต้องประกอบด้วยมาตรฐานการดำเนินการและการเตรียมพร้อมที่ดีเพื่อทำให้ผู้รับบริการพึงพอใจ” (Critical to Qulity: CTQ )

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------